Salah satu penyebab utama gathering perusahaan berjalan kurang rapi adalah pembagian tugas panitia yang tidak jelas. Ketika satu orang merangkap terlalu banyak peran, banyak detail penting yang akhirnya terlewat menjelang hari pelaksanaan.
Oleh karena itu, menyusun struktur panitia dengan tugas yang spesifik sejak awal sangat penting — atau jika tim internal terbatas, menggunakan jasa outbound jakarta dapat membantu mengambil alih sebagian besar tanggung jawab teknis tersebut.
6Divisi Inti Panitia
5Fase Waktu Persiapan
1Koordinator Utama
Peran & Tugas Panitia Gathering Perusahaan
Berikut pembagian peran panitia yang umum digunakan dalam gathering perusahaan. Klik setiap kartu untuk melihat detail tugasnya.
Ketua PanitiaKlik untuk lihat tugas
Mengawasi keseluruhan jalannya persiapan, mengambil keputusan akhir, dan menjadi penghubung dengan manajemen perusahaan.
Sie AcaraKlik untuk lihat tugas
Menyusun rundown, mengoordinasikan MC dan fasilitator, serta memastikan alur acara berjalan sesuai jadwal.
Sie KonsumsiKlik untuk lihat tugas
Mengurus pemesanan makan dan snack, memastikan jumlah dan waktu distribusi sesuai jadwal acara.
Sie PerlengkapanKlik untuk lihat tugas
Menyiapkan peralatan games, sound system, dan perlengkapan pendukung lain di lokasi acara.
Sie TransportasiKlik untuk lihat tugas
Mengatur jadwal keberangkatan, armada, dan memastikan peserta sampai lokasi tepat waktu.
Sie DokumentasiKlik untuk lihat tugas
Mengambil foto dan video sepanjang acara, serta menyusun materi untuk laporan atau media internal.
Tugas Panitia Berdasarkan Fase Waktu
Selain dibagi per divisi, tugas panitia juga perlu dipetakan berdasarkan waktu pelaksanaannya. Klik tiap fase untuk melihat tugas yang perlu diselesaikan.
H-30
H-14
H-7
H-1
Hari-H
- Menentukan konsep, tanggal, dan anggaran gathering
- Membentuk struktur panitia dan menunjuk koordinator tiap divisi
- Survei dan booking venue awal
- Finalisasi vendor konsumsi, transportasi, dan perlengkapan
- Menyusun draft rundown acara
- Mengonfirmasi jumlah peserta final ke seluruh divisi
- Gladi bersih rundown bersama sie acara dan fasilitator
- Cek ulang kesiapan perlengkapan dan sound system
- Menyebarkan informasi teknis ke seluruh peserta
- Pengecekan akhir venue, konsumsi, dan transportasi
- Briefing seluruh panitia mengenai pembagian posisi di lokasi
- Menyiapkan rencana cadangan jika ada kendala cuaca
- Setiap divisi standby sesuai posisi dan tugas masing-masing
- Koordinator memantau jalannya acara secara keseluruhan
- Dokumentasi berjalan sepanjang acara untuk kebutuhan laporan
Kapan Sebaiknya Menggunakan EO Profesional?
Jika jumlah panitia internal terbatas atau tim HR memiliki beban kerja lain yang padat, menggandeng EO team building jakarta bisa mengambil alih sebagian besar tugas teknis di atas, sehingga tim internal cukup fokus pada koordinasi dan approval saja.
Ingin Meringankan Tugas Panitia Internal?
Serahkan sebagian atau seluruh persiapan gathering perusahaan Anda kepada tim Indocharacter yang berpengalaman.
Konsultasi Gratis via WhatsApp →FAQ Seputar Tugas Panitia Gathering Perusahaan
Berapa jumlah panitia ideal untuk gathering perusahaan?
Jumlahnya bergantung pada skala acara, namun minimal enam divisi inti sebaiknya diisi oleh orang yang berbeda agar tugas tidak menumpuk pada satu orang.
Apa tugas paling krusial yang sering diabaikan panitia?
Briefing posisi panitia di hari-H sering terlewat, padahal ini penting agar setiap divisi tahu persis tempat dan tanggung jawabnya saat acara berlangsung.
Apakah satu orang boleh merangkap beberapa tugas?
Untuk acara skala kecil hal ini wajar, namun sebaiknya dihindari untuk acara berskala besar agar setiap divisi tetap fokus.
Bagaimana jika panitia internal tidak berpengalaman menangani gathering?
Menggandeng EO profesional dapat menjadi solusi, karena tim EO sudah terbiasa menangani pembagian tugas dan koordinasi teknis di lapangan.
Kapan sebaiknya struktur panitia mulai dibentuk?
Idealnya struktur panitia sudah terbentuk sejak H-30 agar setiap divisi memiliki waktu cukup untuk menyelesaikan tugasnya.
