INDOCHARACTER Timeline Persiapan Company Gathering dari H-30 sampai Hari-H
Susunan tahapan persiapan company gathering per minggu, agar tidak ada bagian yang dikerjakan mendadak menjelang hari pelaksanaan.
Salah satu penyebab utama company gathering terasa terburu-buru adalah timeline persiapan yang tidak direncanakan sejak awal. Banyak panitia baru mulai mencari lokasi atau vendor katering kurang dari dua minggu sebelum acara, padahal beberapa vendor populer — termasuk penyedia jasa outbound jakarta — biasanya sudah penuh untuk akhir pekan tertentu jauh-jauh hari. Menyusun timeline sejak H-30 membantu setiap tahap dikerjakan dengan tenang, tanpa keputusan mendadak yang berisiko.
Berikut tahapan persiapan company gathering yang bisa dijadikan acuan, dari H-30 hingga hari pelaksanaan.
Kenapa Timeline Persiapan Perlu Dibuat Sejak Awal
Company gathering melibatkan banyak pihak sekaligus: manajemen yang menyetujui anggaran, vendor lokasi dan katering, tim internal, hingga peserta yang perlu dikonfirmasi kehadirannya. Tanpa timeline yang jelas, tahapan-tahapan ini mudah bertabrakan — misalnya anggaran baru disetujui padahal lokasi sudah harus di-booking. Timeline yang tersusun rapi membantu panitia bekerja bertahap, bukan mengerjakan semuanya sekaligus di minggu terakhir.
Timeline Persiapan Company Gathering Tahap demi Tahap
H-30Menentukan Tujuan, Anggaran, dan Tanggal Acara
Tetapkan dulu tujuan gathering — apakah untuk mempererat tim, merayakan pencapaian tahunan, atau kombinasi keduanya — lalu ajukan anggaran dan kunci tanggal pelaksanaan bersama manajemen.
H-21Survei Lokasi dan Booking Vendor
Bandingkan beberapa pilihan lokasi, cek kapasitas dan akses, lalu segera booking lokasi serta vendor pendukung seperti katering dan penyedia games agar tidak kehabisan slot.
H-14Menyusun Rundown dan Konfirmasi Peserta
Susun rundown acara secara detail per jam, kirim undangan resmi ke seluruh peserta, dan buka periode konfirmasi kehadiran agar jumlah peserta final bisa diperkirakan.
H-7Technical Meeting dan Persiapan Perlengkapan
Lakukan technical meeting dengan seluruh divisi panitia dan vendor, sekaligus mulai menyiapkan perlengkapan yang perlu dipesan atau disewa lebih awal.
H-1Briefing Akhir dan Pengecekan Lokasi
Briefing terakhir untuk memastikan seluruh panitia paham tugasnya, sekaligus pengecekan langsung ke lokasi jika memungkinkan untuk memastikan semua sudah siap.
Hari-HEksekusi dan Dokumentasi
Jalankan acara sesuai rundown, pastikan setiap divisi bekerja sesuai tugasnya, dan dokumentasikan momen-momen penting untuk laporan maupun publikasi internal.
Lihat Timeline Secara Ringkas
Klik setiap tahap untuk melihat ringkasan singkatnya.
H-30Tujuan, Anggaran & Tanggal
Kunci tujuan acara, anggaran, dan tanggal pelaksanaan bersama manajemen.
H-21Survei Lokasi & Booking Vendor
Bandingkan lokasi, lalu segera booking tempat dan vendor pendukung.
H-14Rundown & Konfirmasi Peserta
Susun rundown detail dan buka konfirmasi kehadiran peserta.
H-7Technical Meeting
Koordinasi seluruh divisi dan vendor, mulai siapkan perlengkapan.
H-1Briefing Akhir
Briefing panitia dan pengecekan lokasi terakhir kali.
Hari-HEksekusi & Dokumentasi
Jalankan acara sesuai rundown dan dokumentasikan momen pentingnya.
Ringkasan Timeline dalam Satu Tabel
| Waktu | Fokus Utama |
|---|---|
| H-30 | Tujuan, anggaran, dan tanggal acara |
| H-21 | Survei lokasi dan booking vendor |
| H-14 | Rundown acara dan konfirmasi peserta |
| H-7 | Technical meeting dan perlengkapan |
| H-1 | Briefing akhir dan cek lokasi |
| Hari-H | Eksekusi acara dan dokumentasi |
Tidak sempat menyusun timeline sendiri?
Indocharacter terbiasa menyusun timeline persiapan gathering perusahaan dari awal hingga hari-H, termasuk koordinasi vendor dan lokasi.
Konsultasi via WhatsAppKesalahan yang Sering Terjadi Karena Timeline Terlalu Mepet
Timeline yang terlalu mepet biasanya membuat panitia terpaksa menerima vendor atau lokasi yang tersisa, bukan yang paling sesuai kebutuhan. Selain itu, konfirmasi peserta yang dikirim terlalu dekat dengan hari-H sering membuat tingkat kehadiran lebih rendah dari target, karena karyawan sudah memiliki jadwal lain. Memberi jarak waktu yang cukup di setiap tahap membantu panitia punya opsi cadangan jika rencana awal tidak berjalan mulus.
Kapan Sebaiknya Menyerahkan Timeline ke EO Profesional
Jika tim internal tidak punya waktu untuk memantau setiap tahap secara detail, menyerahkan penyusunan timeline ke EO team building jakarta bisa membantu memastikan setiap tahap tetap berjalan sesuai jadwal. EO yang berpengalaman biasanya sudah punya template timeline dan jaringan vendor sendiri, sehingga proses booking lokasi hingga persiapan perlengkapan bisa berjalan lebih cepat dibanding jika dikerjakan dari nol oleh tim internal.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Idealnya berapa lama sebelum acara timeline persiapan gathering dimulai? +
Idealnya dimulai sejak H-30, terutama untuk menentukan anggaran, tanggal, dan booking lokasi lebih awal.
Apa tahap paling krusial dalam timeline persiapan company gathering? +
Survei lokasi dan booking vendor di H-21 cukup krusial, karena lokasi dan vendor populer sering penuh untuk akhir pekan tertentu jika dipesan terlalu dekat dengan hari-H.
Apa yang harus dilakukan jika timeline persiapan sudah terlanjur mepet? +
Prioritaskan booking lokasi dan konfirmasi peserta lebih dulu, lalu pertimbangkan melibatkan EO agar sisa persiapan bisa dikerjakan lebih cepat dan terkoordinasi.
Apakah technical meeting benar-benar diperlukan sebelum hari-H? +
Sangat disarankan, karena technical meeting membantu menyamakan persepsi antara panitia dan vendor terkait rundown, perlengkapan, dan pembagian tugas di lapangan.
Apakah Indocharacter bisa membantu menyusun timeline dari awal? +
Ya, Indocharacter dapat membantu menyusun timeline persiapan sekaligus mengoordinasikan lokasi, perlengkapan, dan instruktur sesuai jadwal yang disepakati.
Ingin persiapan gathering perusahaan berjalan sesuai timeline?
Diskusikan tanggal dan kebutuhan acara Anda sekarang agar setiap tahap persiapan bisa dimulai tepat waktu.
Hubungi Indocharacter Sekarang
