Contoh TOR Team Building Perusahaan: Template Lengkap dan Siap Disesuaikan
Contoh TOR team building perusahaan adalah acuan tertulis yang menjelaskan latar belakang, tujuan, sasaran peserta, konsep kegiatan, jadwal, kebutuhan fasilitas, anggaran, serta indikator keberhasilan program team building. Dokumen ini membantu perusahaan menyamakan ekspektasi antara HR, panitia, manajemen, dan penyedia jasa kegiatan.
Jika perusahaan sedang merencanakan kegiatan untuk meningkatkan kolaborasi, komunikasi, dan kekompakan karyawan, template berikut dapat digunakan sebagai dasar penyusunan Kerangka Acuan Kerja (KAK) atau Term of Reference (TOR).
Apa Itu TOR Team Building Perusahaan?
TOR atau Term of Reference adalah dokumen acuan yang menjelaskan alasan, tujuan, ruang lingkup, metode, dan rencana pelaksanaan sebuah program. Dalam konteks team building, TOR menjadi panduan bagi pihak internal maupun penyedia jasa agar kegiatan berjalan sesuai kebutuhan organisasi.
Di sejumlah perusahaan, dokumen serupa disebut Kerangka Acuan Kerja (KAK). Istilah dan formatnya dapat berbeda sesuai kebijakan internal, kebutuhan pengadaan, atau prosedur persetujuan anggaran.
Misalnya, perusahaan mengalami masalah koordinasi antardivisi. TOR sebaiknya tidak hanya mencantumkan kegiatan outbound, tetapi juga menjelaskan tujuan memperkuat komunikasi, jenis simulasi yang sesuai, jumlah peserta, durasi, kebutuhan fasilitator, dan metode evaluasi.
TOR berorientasi tujuan
Menjelaskan mengapa kegiatan perlu dilakukan dan perubahan apa yang diharapkan setelah program selesai.
TOR berorientasi pelaksanaan
Menjadi panduan untuk menyusun konsep, jadwal, kebutuhan teknis, pembagian tanggung jawab, dan biaya.
Mengapa Perusahaan Perlu Menyusun TOR Team Building?
TOR membantu perusahaan membuat keputusan berdasarkan kebutuhan yang jelas, bukan hanya memilih kegiatan yang terlihat menarik. Dokumen ini juga memudahkan proses koordinasi dan persetujuan sebelum acara dilaksanakan.
1. Menyamakan tujuan antara manajemen dan panitia
Manajemen mungkin ingin meningkatkan kolaborasi, sedangkan peserta berharap mendapatkan pengalaman yang menyenangkan. TOR membantu menggabungkan kedua kebutuhan tersebut melalui konsep kegiatan yang memiliki tujuan dan pengalaman peserta yang jelas.
2. Mempermudah perencanaan anggaran
Dengan ruang lingkup yang jelas, panitia dapat memperkirakan kebutuhan transportasi, venue, konsumsi, fasilitator, perlengkapan permainan, dokumentasi, dan kebutuhan pendukung lainnya. Perusahaan juga dapat membandingkan penawaran penyedia jasa berdasarkan cakupan layanan yang setara.
3. Mengurangi perubahan mendadak
Jumlah peserta, lokasi, durasi, fasilitas, dan kebutuhan khusus yang disepakati sejak awal dapat mengurangi risiko miskomunikasi. Jika ada perubahan, panitia dapat memeriksa kembali dampaknya terhadap jadwal dan biaya.
4. Memudahkan evaluasi setelah acara
Tujuan yang ditetapkan sejak awal dapat diterjemahkan menjadi indikator evaluasi, seperti kepuasan peserta, keterlibatan dalam aktivitas, atau tindak lanjut kolaborasi setelah kegiatan.
Struktur TOR Team Building Perusahaan yang Ideal
Struktur berikut dapat digunakan untuk kegiatan internal perusahaan berskala kecil maupun program yang melibatkan banyak divisi. Sesuaikan tingkat detailnya dengan kebutuhan persetujuan dan prosedur perusahaan.
| Bagian TOR | Isi yang Perlu Dicantumkan |
|---|---|
| Judul kegiatan | Nama program, perusahaan, dan periode pelaksanaan. |
| Latar belakang | Kondisi tim, kebutuhan organisasi, atau alasan kegiatan diadakan. |
| Tujuan | Hasil yang ingin dicapai, seperti komunikasi, kolaborasi, atau kepemimpinan. |
| Sasaran peserta | Jumlah peserta, divisi, jabatan atau kelompok yang menjadi sasaran. |
| Konsep dan metode | Format kegiatan, pendekatan pembelajaran, dan jenis aktivitas. |
| Waktu dan lokasi | Tanggal, durasi, venue, dan alternatif jika dibutuhkan. |
| Rundown | Urutan acara, jam, durasi, serta penanggung jawab setiap sesi. |
| Kebutuhan teknis | Fasilitator, perlengkapan, konsumsi, transportasi, dokumentasi, dan keselamatan. |
| Rencana anggaran | Rincian biaya, asumsi perhitungan, pajak bila berlaku, dan cadangan. |
| Evaluasi dan pelaporan | Metode pengukuran, umpan balik, laporan kegiatan, serta tindak lanjut. |
| Persetujuan | Nama atau jabatan pihak yang mengajukan, memeriksa, dan menyetujui. |
Contoh TOR Team Building Perusahaan yang Bisa Langsung Disesuaikan
Berikut contoh kerangka TOR untuk kegiatan team building satu hari. Nama perusahaan, jumlah peserta, tanggal, lokasi, dan anggaran di bawah ini merupakan ilustrasi, bukan data kegiatan atau penawaran harga aktual.
TERM OF REFERENCE (TOR)
PROGRAM TEAM BUILDING KARYAWAN [NAMA PERUSAHAAN] TAHUN [TAHUN]
Unit kerja: Human Resources / Panitia Kegiatan
Waktu pelaksanaan: [Tanggal dan tahun]
Lokasi: [Nama venue dan alamat]
Jumlah peserta: [Jumlah peserta] orang
Penanggung jawab: [Nama atau jabatan PIC]
I. Latar Belakang
Kolaborasi, komunikasi, dan koordinasi merupakan bagian penting dalam mendukung efektivitas kerja di lingkungan perusahaan. Interaksi kerja sehari-hari yang padat dapat membuat karyawan memiliki kesempatan terbatas untuk membangun komunikasi lintas divisi di luar rutinitas pekerjaan.
Oleh karena itu, perusahaan merencanakan kegiatan team building sebagai sarana untuk memperkuat hubungan antarkaryawan, melatih penyelesaian masalah bersama, dan membangun pengalaman kolaboratif yang dapat diterapkan kembali dalam pekerjaan.
Program akan dirancang dengan aktivitas partisipatif yang disesuaikan dengan karakter peserta, kondisi lokasi, tujuan perusahaan, serta standar keselamatan kegiatan.
II. Maksud dan Tujuan
Kegiatan ini dimaksudkan sebagai program pengembangan tim melalui pengalaman bersama yang terstruktur.
Tujuan kegiatan meliputi:
- Mendorong komunikasi yang lebih efektif antarkaryawan.
- Memperkuat kolaborasi dan koordinasi lintas divisi.
- Melatih kemampuan memecahkan masalah secara bersama-sama.
- Mendorong partisipasi, kepercayaan, dan saling menghargai dalam tim.
- Mengidentifikasi pembelajaran yang dapat diterapkan dalam aktivitas kerja sehari-hari.
III. Sasaran Peserta
Peserta kegiatan adalah karyawan [Nama Perusahaan] dari [nama divisi atau unit kerja], dengan estimasi jumlah [jumlah peserta] orang. Komposisi peserta dan pembagian kelompok akan ditetapkan oleh panitia bersama penyelenggara.
Aktivitas perlu mempertimbangkan perbedaan usia, kondisi fisik, kebutuhan aksesibilitas, serta tingkat kenyamanan peserta.
IV. Bentuk dan Metode Kegiatan
Kegiatan dilaksanakan dalam format team building yang menggabungkan aktivitas kelompok, simulasi pemecahan masalah, permainan kolaboratif, dan sesi refleksi. Metode dipilih berdasarkan tujuan program, bukan semata-mata tingkat kesulitan atau kompetisi permainan.
- Team challenge: simulasi untuk melatih komunikasi dan strategi kelompok.
- Problem-solving games: tantangan untuk mendorong analisis, koordinasi, dan pengambilan keputusan.
- Collaborative activities: aktivitas yang menuntut kontribusi dan kerja sama seluruh anggota tim.
- Reflection session: diskusi tentang pembelajaran dan penerapannya di lingkungan kerja.
Rincian permainan, alat, dan tingkat aktivitas disesuaikan kembali setelah konsultasi dengan panitia dan pemeriksaan kondisi venue.
V. Waktu dan Tempat Pelaksanaan
- Hari/tanggal: [Hari, tanggal, bulan, tahun]
- Waktu: [Jam mulai sampai selesai]
- Lokasi: [Nama venue, kota]
- Durasi: [Misalnya satu hari]
Penetapan lokasi mempertimbangkan kapasitas peserta, akses transportasi, fasilitas pendukung, ketersediaan area kegiatan, serta rencana penanganan cuaca jika kegiatan dilakukan di luar ruangan.
VI. Ruang Lingkup Pelaksanaan
Ruang lingkup yang direncanakan meliputi:
- Koordinasi kebutuhan dan tujuan program bersama panitia.
- Penyusunan konsep, aktivitas, dan rundown.
- Penyiapan fasilitator, perlengkapan, dan kebutuhan teknis sesuai kesepakatan.
- Pelaksanaan briefing peserta dan pengarahan keselamatan.
- Fasilitasi kegiatan team building serta sesi refleksi.
- Pengumpulan umpan balik dan penyusunan laporan kegiatan sesuai ruang lingkup yang disepakati.
Transportasi, akomodasi, konsumsi, dokumentasi, venue, asuransi, dan kebutuhan lainnya harus dinyatakan secara jelas apakah termasuk atau tidak termasuk dalam paket pelaksanaan.
VII. Rencana Pelaksanaan
Rundown awal disusun sebagai acuan dan dapat berubah sesuai kondisi lapangan, kebutuhan peserta, serta kesepakatan panitia.
Lihat tabel rundown pada bagian berikutnya sebagai contoh jadwal satu hari.
VIII. Rencana Anggaran Biaya
Anggaran disusun berdasarkan jumlah peserta, lokasi, durasi, fasilitas, kompleksitas aktivitas, dan layanan yang disepakati. Rincian biaya dan ketentuan pajak harus diverifikasi sebelum pengajuan persetujuan.
Rincian ilustrasi anggaran dapat dilihat pada bagian contoh anggaran di bawah.
IX. Indikator Evaluasi
Evaluasi dilakukan dengan menggunakan metode yang sesuai dengan tujuan kegiatan, antara lain:
- Tingkat kehadiran dan partisipasi peserta.
- Umpan balik peserta terhadap relevansi kegiatan dan kualitas fasilitasi.
- Hasil refleksi kelompok tentang komunikasi dan kerja sama.
- Rencana tindak lanjut yang disepakati setelah kegiatan.
- Evaluasi lanjutan oleh perusahaan apabila ingin melihat penerapan pembelajaran dalam pekerjaan.
Target numerik ditentukan oleh perusahaan sebelum kegiatan. Hasil satu hari team building tidak boleh langsung dianggap sebagai bukti peningkatan produktivitas tanpa pengukuran lanjutan yang memadai.
X. Penutup
TOR ini disusun sebagai acuan perencanaan dan pelaksanaan program team building [Nama Perusahaan]. Perubahan terhadap jadwal, ruang lingkup, lokasi, dan anggaran dilakukan melalui koordinasi serta persetujuan pihak terkait.
Diajukan oleh,
[Nama/Jabatan PIC]
Diperiksa oleh,
[Nama/Jabatan Pemeriksa]
Disetujui oleh,
[Nama/Jabatan Pemberi Persetujuan]
Contoh Rundown Team Building Perusahaan Satu Hari
Rundown menjelaskan urutan kegiatan dan alokasi waktu agar semua pihak memahami alur pelaksanaan. Jadwal berikut merupakan ilustrasi yang dapat disesuaikan dengan jumlah peserta, lokasi, cuaca, dan tujuan program.
| Waktu | Agenda | Tujuan atau Catatan |
|---|---|---|
| 08.00–08.30 | Registrasi peserta | Verifikasi kehadiran dan pembagian kelompok. |
| 08.30–09.00 | Pembukaan dan briefing keselamatan | Menjelaskan tujuan, aturan, dan prosedur keselamatan. |
| 09.00–09.30 | Ice breaking | Membangun interaksi awal antarpeserta. |
| 09.30–10.45 | Team challenge sesi pertama | Melatih komunikasi dan koordinasi. |
| 10.45–11.00 | Istirahat | Menjaga kenyamanan peserta. |
| 11.00–12.00 | Problem-solving games | Melatih strategi dan pengambilan keputusan. |
| 12.00–13.00 | ISHOMA | Istirahat, ibadah, dan makan siang. |
| 13.00–14.30 | Collaborative challenge | Mendorong kerja sama lintas peran. |
| 14.30–15.00 | Refleksi dan pembelajaran | Menghubungkan pengalaman dengan situasi kerja. |
| 15.00–15.30 | Evaluasi dan penutupan | Umpan balik, dokumentasi, dan penutupan acara. |
Penting: jadwal ini bukan rundown final. Waktu perjalanan, perpindahan area, kondisi peserta, serta kebutuhan istirahat perlu diperhitungkan dalam dokumen pelaksanaan yang sebenarnya.
Contoh Rencana Anggaran Biaya Team Building
Anggaran dalam TOR sebaiknya dibuat transparan dengan menyebutkan volume, satuan, dan asumsi biaya. Berikut simulasi sederhana untuk 50 peserta. Nominal berikut hanya contoh perhitungan, bukan tarif pasar atau penawaran resmi vendor.
| Komponen | Asumsi Perhitungan | Estimasi Ilustratif |
|---|---|---|
| Venue dan area kegiatan | 1 paket | Rp5.000.000 |
| Fasilitator dan tim pelaksana | 1 paket | Rp7.500.000 |
| Perlengkapan aktivitas | 1 paket | Rp3.000.000 |
| Konsumsi peserta | 50 orang × Rp100.000 | Rp5.000.000 |
| Dokumentasi | 1 paket | Rp1.500.000 |
| Transportasi dan logistik | 1 paket | Rp3.000.000 |
| Subtotal | Rp25.000.000 | |
| Cadangan biaya | 10% dari subtotal | Rp2.500.000 |
| Total ilustratif | Rp27.500.000 | |
| Biaya rata-rata per peserta | Rp27.500.000 ÷ 50 | Rp550.000 |
Anggaran tersebut belum tentu mencakup semua kebutuhan. Perusahaan perlu memeriksa apakah pajak, penginapan, sewa transportasi, asuransi, konsumsi tambahan, biaya parkir, dan kebutuhan khusus sudah termasuk dalam perhitungan.
Bagaimana membuat anggaran lebih akurat?
- Tetapkan jumlah peserta dan durasi kegiatan.
- Tentukan lokasi serta kebutuhan transportasi.
- Rinci layanan yang wajib tersedia dan layanan opsional.
- Minta penawaran dengan ruang lingkup yang sama dari penyedia jasa.
- Periksa ketentuan pembayaran, pajak, perubahan jadwal, dan pembatalan.
- Sesuaikan cadangan biaya dengan risiko dan aturan perusahaan.
Indikator Keberhasilan yang Dapat Dicantumkan dalam TOR
Indikator harus berkaitan dengan tujuan program dan bisa dinilai menggunakan metode yang jelas. Jangan menetapkan angka target hanya karena terlihat bagus dalam proposal.
| Tujuan | Contoh Indikator | Metode Pengukuran |
|---|---|---|
| Partisipasi | Persentase peserta yang hadir dan mengikuti sesi utama. | Daftar hadir dan catatan fasilitator. |
| Kepuasan | Penilaian peserta terhadap relevansi kegiatan dan penyelenggaraan. | Survei setelah kegiatan. |
| Kolaborasi | Kemampuan kelompok membagi peran dan menyelesaikan tantangan. | Observasi fasilitator dengan kriteria yang ditentukan. |
| Pembelajaran | Peserta mampu mengidentifikasi pelajaran yang relevan dengan pekerjaan. | Refleksi atau diskusi setelah aktivitas. |
| Tindak lanjut | Adanya komitmen atau tindakan perbaikan yang disepakati. | Rencana aksi dan evaluasi lanjutan. |
Untuk mengembangkan evaluasi yang lebih menyeluruh, perusahaan dapat membaca panduan cara mengukur ROI team building dan menghubungkannya dengan kebutuhan pengukuran yang telah ditetapkan dalam TOR.
Kesalahan Umum Saat Menyusun TOR Team Building
1. Tujuan terlalu umum
Kalimat seperti “meningkatkan kekompakan” perlu dijelaskan lebih lanjut. Sebutkan perilaku atau kebutuhan tim yang ingin diperkuat, misalnya koordinasi lintas divisi atau komunikasi saat menyelesaikan masalah.
2. Memilih permainan sebelum memahami kebutuhan
Aktivitas yang populer belum tentu cocok untuk semua tim. Pilih metode berdasarkan tujuan, karakter peserta, keterbatasan lokasi, dan risiko pelaksanaan.
3. Anggaran hanya mencantumkan angka total
Tanpa rincian komponen dan asumsi, perusahaan akan sulit menilai kewajaran biaya serta membandingkan penawaran secara adil.
4. Tidak menjelaskan pembagian tanggung jawab
TOR perlu menjelaskan siapa yang bertanggung jawab atas persetujuan peserta, venue, transportasi, perlengkapan, komunikasi darurat, dan pelaksanaan teknis. Tanggung jawab vendor dan panitia sebaiknya dibedakan dengan jelas.
5. Mengabaikan keselamatan dan rencana cadangan
Untuk kegiatan outdoor, cantumkan briefing keselamatan, pengecekan lokasi, kebutuhan pertolongan pertama, akses keluar, kondisi cuaca, dan opsi pemindahan aktivitas. Penanganan risiko harus sesuai dengan jenis aktivitas dan kondisi venue.
6. Tidak memiliki rencana tindak lanjut
Team building bukan pengganti sistem kerja, komunikasi manajerial, atau pengembangan karyawan berkelanjutan. TOR akan lebih kuat jika memuat cara membawa pembelajaran kegiatan ke dalam pekerjaan sehari-hari.
Checklist Sebelum TOR Team Building Diajukan
Gunakan checklist berikut untuk memastikan dokumen cukup jelas sebelum diajukan kepada manajemen atau tim pengadaan.
- Latar belakang sesuai kebutuhan organisasi.
- Tujuan kegiatan jelas dan realistis.
- Jumlah serta karakteristik peserta sudah ditentukan.
- Konsep kegiatan sesuai tujuan dan kondisi peserta.
- Tanggal, durasi, dan lokasi telah direncanakan.
- Rundown mencakup waktu istirahat dan perpindahan aktivitas.
- Kebutuhan venue, fasilitator, alat, konsumsi, dan logistik telah diidentifikasi.
- Risiko keselamatan dan rencana cadangan telah dipertimbangkan.
- Rincian anggaran dan asumsi biaya telah diperiksa.
- Indikator evaluasi serta pelaporan sudah ditetapkan.
- Penanggung jawab dan pihak pemberi persetujuan telah ditentukan.
- Ketentuan layanan, pembayaran, dan perubahan pelaksanaan telah diperjelas bila menggunakan vendor.
Bagaimana EO Membantu Merealisasikan TOR Menjadi Kegiatan?
TOR yang baik menjadi titik awal perencanaan, tetapi keberhasilan pelaksanaan juga bergantung pada kemampuan menerjemahkan dokumen menjadi aktivitas yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
Tim penyelenggara dapat membantu memetakan kebutuhan peserta, mengembangkan konsep permainan, menyusun rundown, menyiapkan fasilitator dan perlengkapan, mengatur koordinasi teknis, serta mendukung evaluasi kegiatan. Ruang lingkup layanan harus ditetapkan secara tertulis agar ekspektasi perusahaan dan penyelenggara tetap selaras.
Jika perusahaan sedang mencari referensi untuk merancang kegiatan, pelajari layanan jasa outbound jakarta dan layanan EO team building jakarta. Keduanya dapat menjadi titik awal untuk mendiskusikan format kegiatan berdasarkan jumlah peserta, tujuan program, lokasi, dan anggaran.
Rangkuman Praktis untuk Panitia
Dalam menyusun TOR, pastikan setiap bagian saling terhubung: kebutuhan perusahaan menjadi dasar tujuan, tujuan menentukan konsep aktivitas, konsep memengaruhi rundown dan anggaran, sedangkan indikator evaluasi menjelaskan bagaimana hasil kegiatan akan ditinjau.
Gunakan template dalam artikel ini sebagai kerangka awal, lalu sesuaikan dengan kebijakan internal, profil peserta, kebutuhan pengadaan, dan kondisi pelaksanaan yang sebenarnya.
FAQ: Contoh TOR Team Building Perusahaan
Apa perbedaan TOR dan proposal team building?
TOR berfokus pada acuan kebutuhan, tujuan, ruang lingkup, metode, jadwal, dan persyaratan kegiatan. Proposal biasanya menjelaskan penawaran konsep atau solusi dari penyelenggara, termasuk layanan dan harga. Dalam beberapa perusahaan, keduanya dapat diminta sebagai dokumen yang saling melengkapi.
Apakah TOR team building sama dengan KAK?
Keduanya memiliki fungsi yang mirip sebagai dokumen acuan kegiatan. TOR merupakan singkatan dari Term of Reference, sedangkan KAK berarti Kerangka Acuan Kerja. Istilah, susunan, dan persyaratan dokumen dapat berbeda sesuai kebijakan organisasi.
Siapa yang bertanggung jawab membuat TOR team building?
Biasanya HR, GA, panitia internal, atau unit kerja yang membutuhkan kegiatan menyusun TOR bersama pihak terkait. Jika diperlukan, calon penyelenggara dapat memberi masukan teknis, tetapi kebutuhan dan persetujuan akhir tetap mengikuti kewenangan perusahaan.
Berapa halaman ideal untuk TOR team building perusahaan?
Tidak ada jumlah halaman yang berlaku untuk semua perusahaan. TOR sederhana dapat dibuat ringkas, sedangkan kegiatan dengan banyak peserta, perjalanan, risiko teknis, atau proses pengadaan formal mungkin membutuhkan lampiran tambahan. Utamakan kelengkapan dan kejelasan, bukan jumlah halaman.
Apakah TOR harus mencantumkan anggaran?
Sebaiknya TOR memuat estimasi anggaran atau setidaknya menjelaskan kebutuhan biaya dan ruang lingkup yang menjadi dasar perhitungan. Ikuti format pengajuan yang berlaku di perusahaan, termasuk ketentuan pajak, persetujuan, dan proses pengadaan.
Apakah template TOR ini bisa digunakan untuk kegiatan outbound?
Bisa sebagai kerangka awal. Sesuaikan metode, rundown, perlengkapan, dan kebutuhan keselamatan dengan aktivitas outbound yang dipilih. Untuk kegiatan outdoor, pertimbangkan juga kondisi cuaca, akses lokasi, kondisi peserta, serta prosedur darurat.
Kapan TOR sebaiknya disusun?
Susun TOR sebelum meminta persetujuan anggaran atau memulai pengadaan, agar kebutuhan kegiatan dapat ditinjau sejak awal. Waktu persiapan yang diperlukan bergantung pada skala acara, kompleksitas lokasi, jumlah peserta, dan prosedur perusahaan.
Butuh Bantuan Menyusun Konsep Team Building Perusahaan?
Diskusikan tujuan kegiatan, jumlah peserta, pilihan aktivitas, lokasi, dan kebutuhan anggaran bersama Indocharacter. Konsep program dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan, sehingga rancangan kegiatan tidak berhenti sebagai dokumen, tetapi dapat dipersiapkan menjadi pelaksanaan yang terstruktur.
Siapkan TOR atau gambaran kebutuhan awal Anda agar diskusi lebih terarah.
Konsultasi Team Building via WhatsApp
