Dasar penyusunan
Kenapa Proposal dan Rundown Tidak Bisa Disamakan
Proposal berfungsi meyakinkan pihak manajemen bahwa acara ini layak dijalankan, lengkap dengan tujuan, anggaran, dan gambaran besar acara. Rundown, di sisi lain, adalah dokumen operasional yang memandu tim lapangan menit demi menit pada hari pelaksanaan.
Menyamakan keduanya sering membuat proposal jadi terlalu teknis untuk dibaca pengambil keputusan, sementara rundown jadi terlalu umum untuk benar-benar dipakai di lapangan.
Isi dokumen
Komponen Wajib dalam Proposal Acara Outbound
Proposal yang lengkap membantu pengambil keputusan menyetujui acara tanpa perlu banyak pertanyaan susulan.
Latar Belakang & TujuanAlasan acara diadakan dan hasil yang ingin dicapai.
Target PesertaJumlah dan komposisi peserta yang akan mengikuti acara.
Konsep & LokasiGambaran tema acara dan destinasi yang diusulkan.
Estimasi AnggaranRincian biaya per pos, lengkap dengan dana cadangan.
Jadwal PersiapanLinimasa dari persetujuan proposal hingga hari pelaksanaan.
Indikator KeberhasilanCara mengukur apakah acara berhasil mencapai tujuannya.
Urutan penyusunan
Langkah Menyusun Proposal Acara Outbound
Keempat langkah ini sebaiknya dikerjakan berurutan agar proposal punya alur argumen yang logis.
1
Kumpulkan Kebutuhan dari Pemangku Kepentingan
Diskusikan tujuan acara dengan manajemen atau divisi terkait sebelum mulai menulis.
2
Susun Kerangka Konsep
Tentukan tema besar, jenis aktivitas, dan gambaran lokasi yang sesuai tujuan.
3
Hitung Estimasi Anggaran
Rincikan biaya per pos dengan mempertimbangkan dana cadangan untuk kebutuhan tak terduga.
4
Rangkum dalam Format yang Mudah Dibaca
Gunakan poin-poin ringkas dan visual sederhana agar proposal cepat dipahami pengambil keputusan.
Dokumen operasional
Cara Menyusun Rundown Acara yang Realistis
Rundown yang baik memperhitungkan waktu transisi antar sesi, bukan hanya durasi aktivitas utamanya. Sisipkan waktu ekstra untuk perpindahan lokasi, persiapan alat, dan jeda istirahat.
Tuliskan juga penanggung jawab di setiap sesi, sehingga saat ada kendala di lapangan, semua orang tahu siapa yang harus dihubungi tanpa perlu mencari-cari terlebih dahulu.
Contoh kerangka
Contoh Kerangka Rundown Outbound Satu Hari
Gunakan kerangka ini sebagai titik awal, lalu sesuaikan dengan jenis aktivitas dan lokasi yang Anda pilih.
| Waktu | Sesi | Penanggung Jawab |
|---|---|---|
| 07.00 - 08.00 | Kedatangan & registrasi peserta | Tim penerima tamu |
| 08.00 - 08.30 | Pembukaan & ice breaking | MC & fasilitator |
| 08.30 - 11.30 | Sesi outbound / team building inti | Fasilitator lapangan |
| 11.30 - 13.00 | Istirahat & makan siang | Tim logistik |
| 13.00 - 15.00 | Sesi lanjutan / games kelompok | Fasilitator lapangan |
| 15.00 - 15.30 | Refleksi & sesi berbagi | Fasilitator utama |
| 15.30 - 16.00 | Penutupan & dokumentasi bersama | MC & tim dokumentasi |
Hindari ini
Kesalahan Umum yang Bikin Rundown Berantakan
✕
Tidak Menyisakan Waktu TransisiRundown yang terlalu padat tanpa jeda perpindahan sering membuat sesi berikutnya molor.
✕
Tidak Ada Rencana CadanganRundown yang kaku tanpa opsi alternatif rentan berantakan saat cuaca atau kondisi lapangan berubah.
✕
Penanggung Jawab Tidak JelasSesi tanpa PIC yang jelas membuat kendala kecil di lapangan lambat ditangani.
✕
Tidak Disosialisasikan ke Seluruh TimRundown yang hanya diketahui panitia inti membuat koordinasi lapangan jadi lambat.
Alternatif yang lebih efisien
Menyerahkan Proposal & Rundown ke Tim Profesional
Menyusun proposal dan rundown sendiri memang bisa dilakukan, tapi cukup memakan waktu jika tim internal juga harus menjalankan pekerjaan sehari-hari secara bersamaan.
Banyak perusahaan akhirnya mempercayakan bagian ini ke penyedia jasa team building Jakarta yang sudah terbiasa menyusun proposal dan rundown berdasarkan ratusan acara sebelumnya, sehingga dokumen yang dihasilkan lebih realistis sejak awal.
Kolaborasi mempercepat proses
Kenapa Kolaborasi dengan EO Mempercepat Proses Ini
EO yang berpengalaman tidak hanya membantu menulis dokumen, tapi juga memberi masukan realistis berdasarkan pengalaman lapangan, misalnya soal estimasi waktu transisi yang sering meleset bila disusun tanpa pengalaman langsung.
Berkolaborasi dengan EO Outbound Jakarta sejak tahap proposal membuat rundown yang dihasilkan lebih siap dieksekusi, karena sudah mempertimbangkan kondisi lapangan yang sebenarnya.
Pertanyaan
Pertanyaan Seputar Proposal dan Rundown Acara Outbound
Untuk kebutuhan internal, 2-4 halaman biasanya sudah cukup selama mencakup tujuan, anggaran, dan gambaran konsep secara jelas tanpa bertele-tele.
Rundown detail biasanya cukup untuk tim panitia dan fasilitator, sementara peserta cukup menerima versi ringkas berupa jadwal umum acara.
Idealnya proposal sudah disetujui 4-6 minggu sebelum hari pelaksanaan agar ada cukup waktu untuk persiapan teknis dan konfirmasi vendor.
Sangat disarankan, terutama untuk sesi outdoor. Siapkan alternatif indoor atau penyesuaian urutan sesi agar acara tetap berjalan meski cuaca tidak mendukung.
Idealnya setiap penanggung jawab sesi, MC, dan koordinator lapangan memegang salinannya agar seluruh tim bisa saling menyesuaikan bila ada perubahan mendadak.
Butuh Bantuan Menyusun Proposal dan Rundown Acara Anda?
Kirim kebutuhan acara Anda lewat WhatsApp, atau lihat contoh paket outbound dan team building lengkap di website kami.
