Cara Membuat TOR Kegiatan Perusahaan: Struktur, Contoh, dan Template Lengkap
Cara membuat TOR kegiatan perusahaan perlu dipahami oleh HRD, panitia acara, tim procurement, dan divisi lain yang bertanggung jawab menyelenggarakan kegiatan internal perusahaan. TOR atau Terms of Reference merupakan dokumen acuan yang menjelaskan latar belakang, tujuan, ruang lingkup, kebutuhan, dan ketentuan pelaksanaan suatu kegiatan.
Dokumen TOR membantu perusahaan menyamakan pemahaman antara pihak yang mengusulkan acara, pengambil keputusan, tim pelaksana, dan vendor. Dengan acuan yang jelas, proses perencanaan dapat dilakukan secara lebih terstruktur, mulai dari penyusunan konsep hingga evaluasi setelah kegiatan selesai.
TOR dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan, seperti company gathering, outbound, team building, pelatihan karyawan, seminar, rapat kerja, outing kantor, hingga acara apresiasi karyawan. Struktur dokumen dapat disesuaikan dengan skala kegiatan dan ketentuan internal organisasi.
Apa Itu TOR Kegiatan Perusahaan?
TOR atau Terms of Reference adalah dokumen yang menjadi kerangka acuan pelaksanaan suatu pekerjaan, program, proyek, atau kegiatan. Dalam penyelenggaraan acara perusahaan, TOR menjelaskan mengapa kegiatan perlu dilakukan, hasil yang ingin dicapai, siapa pesertanya, aktivitas yang direncanakan, serta kebutuhan utama untuk melaksanakannya.
TOR bukan sekadar daftar acara atau susunan rundown. Rundown lebih berfokus pada urutan kegiatan berdasarkan waktu, sedangkan TOR menjelaskan konteks dan ketentuan yang mendasari keseluruhan program.
Fungsi utama TOR kegiatan perusahaan
- Menjelaskan latar belakang dan kebutuhan kegiatan.
- Menetapkan tujuan dan hasil yang diharapkan.
- Menentukan ruang lingkup pekerjaan panitia atau vendor.
- Menjadi acuan untuk menyusun anggaran dan kebutuhan sumber daya.
- Membantu proses pemilihan dan evaluasi penyedia jasa.
- Mempermudah koordinasi, pemantauan, dan evaluasi kegiatan.
Perbedaan TOR, Proposal Kegiatan, RAB, dan Rundown
Dalam perencanaan acara, beberapa dokumen sering digunakan secara bersamaan. Masing-masing memiliki fungsi berbeda meskipun informasi di dalamnya dapat saling berkaitan.
| Dokumen | Fungsi Utama | Informasi yang Umum Dicantumkan |
|---|---|---|
| TOR | Menjelaskan acuan dan kebutuhan kegiatan. | Latar belakang, tujuan, peserta, ruang lingkup, hasil yang diharapkan, dan kriteria pelaksanaan. |
| Proposal kegiatan | Mengajukan rencana kegiatan untuk mendapatkan persetujuan. | Konsep acara, manfaat, rencana pelaksanaan, kebutuhan, dan anggaran yang diajukan. |
| RAB | Merinci perkiraan biaya kegiatan. | Komponen pengeluaran, jumlah kebutuhan, harga satuan, dan total anggaran. |
| Rundown | Mengatur urutan kegiatan berdasarkan waktu. | Jam pelaksanaan, durasi, agenda, penanggung jawab, dan kebutuhan teknis per sesi. |
Pada beberapa perusahaan, TOR dapat menjadi bagian dari proposal atau dokumen pengadaan. Ikuti format dan alur persetujuan yang berlaku di organisasi masing-masing.
Struktur TOR Kegiatan Perusahaan yang Baik
Sebelum membuat dokumen, tentukan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh pihak yang akan membaca dan menyetujui TOR. Berikut struktur yang dapat digunakan sebagai titik awal.
1. Judul kegiatan
Cantumkan nama kegiatan secara spesifik agar pembaca langsung memahami program yang direncanakan. Contohnya, “TOR Company Gathering dan Team Building Karyawan Tahun 2027” atau “TOR Pelatihan Kolaborasi dan Komunikasi Tim”.
2. Latar belakang
Jelaskan kondisi, kebutuhan, atau alasan kegiatan perlu diselenggarakan. Latar belakang yang baik tidak hanya menyebutkan keinginan mengadakan acara, tetapi juga menghubungkan kegiatan dengan kebutuhan organisasi.
Misalnya, perusahaan ingin meningkatkan koordinasi lintas divisi, mempererat hubungan antarkaryawan, menyampaikan arah kerja tahunan, atau mendukung proses adaptasi karyawan baru.
3. Tujuan kegiatan
Tuliskan tujuan yang jelas dan realistis. Sebaiknya gunakan rumusan yang dapat diterjemahkan menjadi aktivitas atau indikator evaluasi.
Contoh tujuan kegiatan:
- Meningkatkan komunikasi dan koordinasi antaranggota tim.
- Membangun hubungan kerja lintas divisi.
- Menyelaraskan pemahaman karyawan terhadap target perusahaan.
- Menyediakan sarana apresiasi dan interaksi di luar rutinitas pekerjaan.
4. Nama dan bentuk kegiatan
Jelaskan jenis acara yang direncanakan, misalnya company gathering, outbound, team building, seminar, pelatihan, rapat kerja, atau kombinasi beberapa aktivitas.
Jika kegiatan terdiri dari beberapa bagian, jelaskan hubungan antara setiap aktivitas dengan tujuan program agar konsep acara tidak hanya berisi daftar permainan atau hiburan.
5. Sasaran dan jumlah peserta
Cantumkan siapa yang akan mengikuti kegiatan dan perkiraan jumlah peserta. Informasi ini memengaruhi pemilihan lokasi, transportasi, konsumsi, akomodasi, jumlah fasilitator, perlengkapan, serta perhitungan biaya.
Jika jumlah peserta belum final, tuliskan estimasi dan batas waktu konfirmasi jumlah akhir.
6. Waktu dan lokasi pelaksanaan
Tuliskan tanggal atau periode pelaksanaan, durasi kegiatan, serta lokasi yang diinginkan. Apabila lokasi belum diputuskan, jelaskan kriteria venue, seperti kapasitas, akses transportasi, fasilitas, ruang aktivitas, dan kebutuhan menginap.
7. Ruang lingkup kegiatan
Bagian ini menjelaskan pekerjaan dan layanan yang dibutuhkan. Jika perusahaan menggunakan vendor, uraikan secara spesifik bagian yang perlu disediakan oleh vendor dan bagian yang tetap menjadi tanggung jawab perusahaan.
Contoh ruang lingkup untuk kegiatan gathering dan team building:
- Pengembangan konsep dan tema kegiatan.
- Penyusunan agenda serta rundown.
- Penyediaan fasilitator dan perlengkapan aktivitas.
- Pengaturan venue dan kebutuhan teknis.
- Pengelolaan konsumsi, transportasi, atau akomodasi jika diperlukan.
- Dokumentasi dan laporan kegiatan apabila termasuk dalam kebutuhan.
8. Hasil yang diharapkan
Jelaskan hasil atau keluaran yang diharapkan dari kegiatan. Untuk program team building, misalnya, hasilnya dapat berupa terselenggaranya rangkaian aktivitas sesuai tujuan, tersedianya feedback peserta, atau tersusunnya komitmen tindak lanjut untuk meningkatkan kolaborasi.
Bedakan hasil langsung dari acara dengan dampak jangka panjang. Peningkatan kinerja atau perubahan budaya kerja tidak sebaiknya dijanjikan hanya berdasarkan pelaksanaan satu kegiatan.
9. Anggaran dan sumber pembiayaan
Cantumkan perkiraan anggaran atau batas anggaran jika sudah ditetapkan. Rincian biaya dapat dibuat dalam dokumen RAB terpisah yang merinci kebutuhan, jumlah, harga satuan, dan total.
Jika TOR digunakan untuk meminta penawaran vendor, jelaskan apakah anggaran merupakan estimasi internal, pagu yang disetujui, atau belum ditentukan. Hindari mencampurkan biaya yang sudah pasti dengan biaya yang masih berupa asumsi.
10. Persyaratan vendor dan kriteria evaluasi
Jika kegiatan melibatkan penyedia jasa, cantumkan persyaratan yang relevan, seperti pengalaman, kemampuan menyediakan layanan, prosedur keselamatan, kualitas fasilitator, fleksibilitas program, dan kejelasan rincian penawaran.
Untuk proses pengadaan formal, kriteria dan bobot penilaian harus mengikuti ketentuan internal perusahaan. Pastikan semua vendor dinilai berdasarkan kriteria yang konsisten.
11. Penanggung jawab dan mekanisme koordinasi
Sebutkan unit atau pihak yang bertanggung jawab, alur komunikasi, pihak yang berwenang memberikan persetujuan, serta jadwal koordinasi penting. Penanggung jawab dapat mencakup perwakilan HRD, panitia, procurement, keuangan, dan vendor.
12. Ketentuan tambahan
Tambahkan ketentuan yang diperlukan, seperti mekanisme perubahan jumlah peserta, batas waktu konfirmasi, kebutuhan aksesibilitas, standar keselamatan, prosedur darurat, perlindungan data peserta, dan format laporan. Isi bagian ini sesuai karakter serta risiko kegiatan.
Cara Membuat TOR Kegiatan Perusahaan Langkah demi Langkah
Langkah 1: Identifikasi kebutuhan kegiatan
Diskusikan alasan acara akan diselenggarakan dengan pihak terkait. Kumpulkan informasi mengenai masalah yang ingin ditangani, target peserta, kebutuhan organisasi, dan hasil yang diharapkan.
Langkah 2: Tetapkan tujuan yang terukur
Ubah kebutuhan umum menjadi tujuan yang lebih jelas. Jika perusahaan ingin memperbaiki kolaborasi, tentukan perilaku atau hasil apa yang ingin dilatih dan bagaimana evaluasinya akan dilakukan.
Langkah 3: Tentukan konsep dan ruang lingkup
Pilih format kegiatan yang sesuai dengan tujuan, seperti seminar, gathering, outbound, team building, atau kombinasi beberapa program. Buat daftar layanan dan tanggung jawab setiap pihak agar tidak ada kebutuhan penting yang terlewat.
Langkah 4: Tetapkan peserta, waktu, dan lokasi
Gunakan estimasi peserta dan durasi untuk memperkirakan kebutuhan logistik. Jika lokasi belum dipilih, masukkan kriteria venue sehingga opsi yang diajukan dapat dibandingkan secara lebih objektif.
Langkah 5: Susun kebutuhan biaya
Identifikasi komponen biaya utama, seperti venue, konsumsi, transportasi, akomodasi, fasilitator, perlengkapan, dokumentasi, dan kebutuhan teknis lainnya. Sesuaikan komponen dengan ruang lingkup yang benar-benar diperlukan.
Langkah 6: Tentukan kriteria keberhasilan
Tentukan bagaimana pelaksanaan dan hasil kegiatan akan dinilai. Contohnya, kesesuaian acara dengan TOR, tingkat partisipasi, feedback peserta, kelengkapan laporan, atau tercapainya keluaran yang sudah disepakati.
Langkah 7: Periksa dan minta persetujuan
Periksa konsistensi antara tujuan, ruang lingkup, jadwal, anggaran, dan hasil yang diharapkan. Setelah itu, ajukan dokumen kepada pihak yang memiliki kewenangan sesuai alur persetujuan perusahaan.
Contoh TOR Kegiatan Perusahaan untuk Company Gathering dan Team Building
Berikut contoh TOR sederhana yang dapat dijadikan template awal. Nama perusahaan, tanggal, jumlah peserta, anggaran, dan ruang lingkup perlu disesuaikan dengan kebutuhan sebenarnya.
TERM OF REFERENCE (TOR)
Company Gathering dan Team Building Karyawan
1. Nama Kegiatan
Company Gathering dan Team Building Karyawan [Nama Perusahaan] Tahun [Tahun].
2. Latar Belakang
Dalam mendukung kolaborasi dan hubungan kerja yang baik, perusahaan memerlukan kegiatan yang memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berinteraksi di luar rutinitas pekerjaan. Kegiatan ini dirancang sebagai sarana kebersamaan sekaligus latihan komunikasi, koordinasi, dan kerja sama antarkaryawan.
3. Tujuan
- Mempererat hubungan antaranggota tim.
- Melatih komunikasi dan kolaborasi melalui aktivitas kelompok.
- Mendorong interaksi lintas divisi.
- Mengumpulkan feedback peserta untuk evaluasi kegiatan.
4. Bentuk Kegiatan
Company gathering yang dikombinasikan dengan team building, ice breaking, permainan kolaboratif, refleksi kelompok, dan sesi penutupan.
5. Sasaran Peserta
- Peserta: karyawan [Nama Perusahaan].
- Estimasi jumlah: [Jumlah Peserta] orang.
- Peserta berasal dari [Divisi atau Unit Kerja].
6. Waktu dan Lokasi
- Tanggal: [Tanggal Pelaksanaan].
- Durasi: [Satu hari / dua hari satu malam / sesuai kebutuhan].
- Lokasi: [Lokasi atau kriteria venue].
7. Ruang Lingkup Pekerjaan
- Penyusunan konsep dan agenda kegiatan.
- Penyediaan fasilitator dan perlengkapan team building.
- Pengaturan teknis kegiatan dan koordinasi lapangan.
- Penyediaan kebutuhan venue, konsumsi, transportasi, atau akomodasi sesuai penugasan.
- Dokumentasi dan evaluasi kegiatan sesuai kesepakatan.
8. Keluaran yang Diharapkan
- Kegiatan terlaksana sesuai ruang lingkup dan jadwal yang disetujui.
- Aktivitas sesuai dengan tujuan program dan karakter peserta.
- Tersedia feedback peserta dan catatan evaluasi.
- Terdokumentasinya pelaksanaan kegiatan jika termasuk dalam ruang lingkup.
9. Anggaran
Anggaran kegiatan mengikuti RAB atau penawaran yang telah ditinjau dan disetujui oleh pihak berwenang. Rincian biaya disesuaikan dengan jumlah peserta, pilihan venue, aktivitas, serta layanan tambahan.
10. Kriteria Penyedia Jasa
- Memiliki pengalaman yang relevan dengan jenis kegiatan.
- Mampu menjelaskan konsep, metode, dan ruang lingkup layanan.
- Memiliki rencana pengelolaan keselamatan sesuai aktivitas.
- Menyampaikan rincian biaya dan ketentuan layanan secara jelas.
- Mampu berkoordinasi dengan panitia perusahaan.
11. Penanggung Jawab
Penanggung jawab internal: [Nama atau Divisi].
Kontak koordinasi: [Kontak Penanggung Jawab].
Persetujuan kegiatan: mengikuti mekanisme internal perusahaan.
12. Evaluasi
Evaluasi dilakukan berdasarkan kesesuaian pelaksanaan dengan TOR, feedback peserta, pemenuhan keluaran, serta catatan perbaikan untuk kegiatan selanjutnya.
Template tersebut merupakan contoh umum, bukan format baku yang wajib digunakan semua perusahaan. Untuk kegiatan yang memerlukan proses pengadaan formal, tambahkan dokumen dan persyaratan sesuai kebijakan organisasi.
Checklist Sebelum TOR Kegiatan Perusahaan Diajukan
Gunakan checklist berikut untuk memeriksa kelengkapan dokumen sebelum diajukan kepada atasan, manajemen, atau tim procurement.
- Judul kegiatan dan unit pengusul sudah jelas.
- Latar belakang menjelaskan kebutuhan kegiatan.
- Tujuan dan hasil yang diharapkan sudah ditetapkan.
- Jenis kegiatan dan ruang lingkup pekerjaan sudah dijelaskan.
- Target peserta dan estimasi jumlahnya sudah dicantumkan.
- Waktu, durasi, dan kriteria lokasi sudah ditentukan.
- Kebutuhan teknis, logistik, dan layanan tambahan sudah diidentifikasi.
- Estimasi anggaran atau mekanisme penyusunan RAB sudah jelas.
- Kriteria vendor dan metode evaluasi sudah disesuaikan dengan kebutuhan.
- Penanggung jawab, alur koordinasi, dan persetujuan sudah jelas.
- Aspek keselamatan, aksesibilitas, dan kebutuhan peserta sudah dipertimbangkan.
- Dokumen telah diperiksa agar tidak ada informasi yang saling bertentangan.
Kesalahan Umum Saat Membuat TOR Kegiatan Perusahaan
Tujuan terlalu umum
Pernyataan seperti “meningkatkan kebersamaan” perlu dijelaskan lebih lanjut agar tim pelaksana memahami bentuk kegiatan dan hasil yang diharapkan.
Ruang lingkup tidak terperinci
Ketidakjelasan mengenai venue, konsumsi, transportasi, fasilitator, dan dokumentasi dapat menyebabkan perbedaan ekspektasi antara perusahaan dan vendor.
Anggaran tidak sejalan dengan kebutuhan
TOR perlu memperlihatkan hubungan antara tujuan, aktivitas, dan komponen biaya. Jika anggaran terbatas, tentukan prioritas layanan dan kebutuhan yang dapat disesuaikan.
Tidak menetapkan hasil dan evaluasi
Tanpa keluaran yang jelas, perusahaan akan kesulitan menilai apakah kegiatan telah dilaksanakan sesuai kebutuhan. Tetapkan indikator yang realistis dan relevan sejak tahap perencanaan.
Menggunakan template tanpa penyesuaian
Template dapat mempercepat penyusunan dokumen, tetapi isi TOR tetap perlu disesuaikan dengan jenis acara, kebijakan perusahaan, risiko kegiatan, dan proses persetujuan yang berlaku.
Hubungan TOR dengan Perencanaan Outbound dan Team Building
Dalam kegiatan outbound dan team building, TOR membantu perusahaan menjelaskan keterampilan atau kebutuhan tim yang ingin dikembangkan. Informasi ini dapat menjadi acuan untuk menentukan format aktivitas, metode fasilitasi, durasi, kebutuhan venue, dan evaluasi.
Sebagai contoh, perusahaan yang ingin memperkuat komunikasi lintas divisi dapat mencantumkan tujuan tersebut dalam TOR, lalu meminta penyedia jasa menjelaskan aktivitas yang relevan beserta metode refleksinya. Dengan begitu, pemilihan program tidak hanya didasarkan pada jenis permainan, tetapi juga pada kesesuaiannya dengan tujuan organisasi.
Indocharacter menyediakan layanan outbound, team building, dan capacity building untuk perusahaan maupun instansi. Perusahaan dapat memanfaatkan dokumen TOR sebagai bahan awal untuk menjelaskan kebutuhan, jumlah peserta, durasi, lokasi, dan ruang lingkup layanan yang ingin didiskusikan.
Pelajari layanan jasa outbound Jakarta untuk kebutuhan aktivitas perusahaan di luar kantor. Jika fokus kegiatan adalah kerja sama, komunikasi, dan pengembangan tim, Anda juga dapat mengunjungi halaman EO team building Jakarta.
FAQ Cara Membuat TOR Kegiatan Perusahaan
Apa kepanjangan TOR dalam kegiatan perusahaan?
TOR adalah singkatan dari Terms of Reference, yaitu dokumen acuan yang menjelaskan latar belakang, tujuan, ruang lingkup, kebutuhan, dan ketentuan pelaksanaan suatu kegiatan atau pekerjaan.
Apa saja isi TOR kegiatan perusahaan?
Isi TOR umumnya meliputi judul, latar belakang, tujuan, bentuk kegiatan, peserta, waktu dan lokasi, ruang lingkup, hasil yang diharapkan, anggaran, kriteria vendor jika diperlukan, penanggung jawab, serta ketentuan tambahan.
Apa perbedaan TOR dan proposal kegiatan?
TOR berfungsi sebagai acuan mengenai kebutuhan dan ruang lingkup kegiatan. Proposal biasanya menyajikan usulan program untuk mendapatkan persetujuan. Dalam praktiknya, format dan hubungan kedua dokumen tersebut dapat berbeda antarperusahaan.
Apakah TOR harus mencantumkan anggaran?
Sebaiknya TOR menjelaskan estimasi atau batas anggaran jika informasinya tersedia. Rincian biaya dapat dilampirkan dalam RAB atau diminta melalui penawaran vendor sesuai prosedur perusahaan.
Siapa yang bertanggung jawab membuat TOR kegiatan perusahaan?
Biasanya TOR disusun oleh unit pengusul atau panitia yang memahami kebutuhan kegiatan, seperti HRD, general affairs, tim proyek, atau divisi terkait. Dokumen kemudian ditinjau dan disetujui melalui mekanisme internal perusahaan.
Apakah TOR diperlukan untuk kegiatan outbound dan gathering?
TOR sangat membantu, terutama untuk kegiatan yang melibatkan banyak peserta, beberapa layanan, anggaran besar, atau vendor eksternal. Dokumen ini memudahkan penyamaan ekspektasi dan penentuan ruang lingkup pekerjaan.
Rencanakan Kegiatan Perusahaan dengan Lebih Terstruktur
TOR yang jelas membantu perusahaan menyampaikan kebutuhan kegiatan, membandingkan penawaran, dan memastikan tim pelaksana memahami hasil yang diharapkan. Jika Anda sedang menyiapkan outbound, gathering, atau team building, mulailah dengan merumuskan tujuan, jumlah peserta, durasi, serta ruang lingkup layanan yang diperlukan.
Indocharacter dapat menjadi rekan diskusi untuk kebutuhan program outbound, team building, dan capacity building perusahaan. Sampaikan gambaran kegiatan yang Anda rencanakan agar konsep dan kebutuhan layanan dapat dibahas lebih lanjut.
