CORPORATE GATHERING • TEAM BUILDING • EMPLOYEE ACTIVITY
Cara Memilih Kegiatan untuk Gathering Perusahaan yang Sesuai Kebutuhan Tim
Cara memilih kegiatan untuk gathering perusahaan tidak cukup hanya berdasarkan aktivitas yang terlihat seru. Jenis kegiatan perlu disesuaikan dengan tujuan acara, jumlah peserta, karakter karyawan, usia peserta, lokasi, durasi, anggaran, serta hasil yang ingin dicapai perusahaan.
Mulailah dengan menentukan tujuan gathering, memahami karakter peserta, menghitung jumlah orang, menentukan lokasi dan durasi, kemudian memilih kegiatan yang sesuai. Jika tujuan utamanya membangun teamwork, aktivitas kolaboratif seperti team challenge dapat diprioritaskan. Jika gathering lebih berorientasi pada refreshing, kegiatan rekreatif dan hiburan dapat menjadi bagian utama.
Gathering perusahaan merupakan kesempatan bagi karyawan untuk bertemu dalam suasana yang berbeda dari rutinitas pekerjaan. Karena itu, konsep acara sebaiknya tidak dibuat secara asal.
Kesalahan yang cukup sering terjadi adalah menentukan permainan terlebih dahulu, kemudian baru mencari alasan mengapa aktivitas tersebut digunakan. Pendekatan yang lebih terstruktur adalah menentukan tujuan acara terlebih dahulu, lalu memilih kegiatan yang mendukung tujuan tersebut.
Mengapa Pemilihan Kegiatan Penting dalam Gathering Perusahaan?
Setiap perusahaan memiliki karakter peserta dan kebutuhan yang berbeda. Kegiatan yang cocok untuk tim berusia muda belum tentu sesuai untuk kelompok karyawan dengan rentang usia yang lebih beragam.
Selain itu, gathering perusahaan dapat memiliki tujuan yang berbeda. Ada acara yang fokus pada refreshing, ada yang ingin memperkuat komunikasi, membangun teamwork, memperkenalkan karyawan baru, hingga mengembangkan leadership.
Tujuan Acara
Tentukan apakah gathering berfokus pada refreshing, engagement, teamwork, komunikasi, atau pengembangan karyawan.
Karakter Peserta
Pertimbangkan usia, jumlah peserta, kondisi fisik, posisi pekerjaan, dan pengalaman mengikuti kegiatan outdoor.
Lokasi
Lokasi menentukan jenis kegiatan yang memungkinkan untuk dilakukan serta kebutuhan teknis di lapangan.
8 Cara Memilih Kegiatan untuk Gathering Perusahaan
Berikut langkah praktis yang dapat digunakan HR, HRD, GA, maupun panitia perusahaan ketika menyusun konsep gathering.
Tentukan Tujuan Gathering
Pertama, tentukan hasil yang ingin dicapai. Apakah acara ditujukan untuk refreshing, mempererat hubungan antarpegawai, meningkatkan teamwork, memperbaiki komunikasi, atau menggabungkan beberapa tujuan tersebut?
Kenali Karakter Peserta
Perhatikan jumlah peserta, rentang usia, komposisi laki-laki dan perempuan, posisi pekerjaan, serta kondisi fisik secara umum. Informasi ini membantu panitia memilih aktivitas yang lebih sesuai.
Sesuaikan dengan Jumlah Peserta
Aktivitas untuk 20 orang tentu berbeda dengan program untuk ratusan peserta. Semakin besar jumlah peserta, semakin penting pembagian kelompok, alur rotasi, fasilitator, dan manajemen waktu.
Pertimbangkan Lokasi
Periksa kondisi area, luas tempat, akses, fasilitas, cuaca, keamanan, serta alternatif indoor apabila kegiatan outdoor terpengaruh kondisi cuaca.
Sesuaikan dengan Durasi
Jangan memasukkan terlalu banyak aktivitas hanya karena ingin acara terlihat padat. Sisakan waktu untuk briefing, perpindahan lokasi, istirahat, makan, dan sesi penutup.
Tentukan Tingkat Aktivitas
Tidak semua peserta membutuhkan kegiatan dengan aktivitas fisik tinggi. Pilih aktivitas berdasarkan kemampuan dan kenyamanan kelompok.
Sesuaikan dengan Anggaran
Buat prioritas antara venue, transportasi, konsumsi, aktivitas, perlengkapan, dokumentasi, entertainment, dan kebutuhan teknis lainnya.
Pastikan Ada Rundown yang Realistis
Setiap kegiatan harus memiliki waktu yang jelas. Rundown membantu memastikan seluruh aktivitas dapat berjalan tanpa membuat peserta terlalu lelah atau kehilangan fokus.
Pilih Kegiatan Gathering Berdasarkan Tujuan Acara
Salah satu cara paling mudah memilih kegiatan adalah mencocokkannya dengan tujuan utama gathering. Dengan pendekatan ini, aktivitas yang dipilih memiliki alasan yang jelas.
| Tujuan Gathering | Contoh Kegiatan | Fokus |
|---|---|---|
| Refreshing | Rekreasi, fun games, entertainment | Relaksasi dan suasana informal |
| Team Building | Team challenge, group games | Kolaborasi dan koordinasi |
| Komunikasi | Communication games | Menyampaikan dan menerima informasi |
| Leadership | Leadership challenge | Pengambilan keputusan dan pengarahan tim |
| Problem Solving | Problem solving challenge | Analisis dan pencarian solusi |
| Engagement | Interactive games dan team activity | Interaksi dan keterlibatan peserta |
| Employee Bonding | Collaborative games dan group activity | Membangun interaksi antaranggota |
Jenis Kegiatan yang Bisa Dipilih untuk Gathering Perusahaan
1. Fun Games
Fun games merupakan pilihan yang fleksibel untuk gathering karena dapat dirancang dalam berbagai tingkat aktivitas. Permainan dapat dilakukan secara individu maupun kelompok.
Jika tujuan acara lebih banyak pada refreshing dan interaksi, fun games dapat menjadi salah satu bagian utama rundown.
2. Team Building
Team building menggunakan aktivitas kelompok untuk menciptakan pengalaman kolaboratif. Peserta biasanya perlu berkomunikasi, membagi peran, dan bekerja sama untuk menyelesaikan sebuah tantangan.
3. Outbound
Outbound dapat menggabungkan berbagai aktivitas outdoor seperti team challenge, permainan strategi, problem solving, dan aktivitas kelompok. Tingkat kesulitan dapat disesuaikan dengan karakter peserta.
4. Treasure Hunt
Treasure hunt cocok untuk perusahaan yang ingin membuat kegiatan lebih dinamis. Peserta dapat dibagi ke dalam beberapa kelompok dan diberikan misi yang harus diselesaikan.
5. Experiential Learning
Jika gathering juga memiliki tujuan pengembangan karyawan, experiential learning dapat digunakan. Aktivitas dirancang berdasarkan kompetensi tertentu kemudian dilanjutkan dengan refleksi.
6. Capacity Building
Capacity building dapat digunakan ketika perusahaan ingin menggabungkan kegiatan bersama dengan pengembangan kapasitas individu atau kelompok. Materi, simulasi, dan aktivitas dapat disusun berdasarkan kebutuhan organisasi.
Cara Menyesuaikan Kegiatan dengan Jumlah Peserta
Jumlah peserta sangat berpengaruh terhadap teknis kegiatan. Aktivitas yang nyaman dilakukan oleh kelompok kecil dapat membutuhkan penyesuaian ketika jumlah peserta meningkat.
Kelompok Kecil
Aktivitas kolaboratif dengan interaksi langsung dapat digunakan dengan pembagian kelompok yang lebih sederhana.
Kelompok Menengah
Perlu memperhatikan pembagian kelompok, fasilitator, rotasi aktivitas, dan alur perpindahan peserta.
Kelompok Besar
Membutuhkan perencanaan teknis yang lebih detail agar aktivitas, komunikasi, waktu, dan mobilisasi peserta tetap terkontrol.
Jangan hanya menghitung jumlah peserta
Jumlah peserta perlu dilihat bersama dengan luas venue, jumlah fasilitator, jumlah kelompok, durasi kegiatan, sistem rotasi, serta kebutuhan perlengkapan. Dengan begitu, kegiatan dapat berjalan lebih terstruktur.
Bagaimana Memilih Kegiatan Gathering Berdasarkan Usia Peserta?
Rentang usia peserta juga perlu dipertimbangkan. Tujuannya bukan untuk membatasi peserta berdasarkan usia, tetapi memastikan aktivitas dapat diikuti dengan nyaman oleh seluruh kelompok.
Jika peserta memiliki rentang usia yang beragam
Pilih kombinasi kegiatan yang tidak seluruhnya mengandalkan aktivitas fisik. Permainan strategi, komunikasi, kreativitas, dan kerja sama dapat dikombinasikan dengan aktivitas yang lebih aktif.
Jika peserta didominasi karyawan usia produktif
Perusahaan dapat mempertimbangkan aktivitas yang lebih dinamis seperti team challenge, treasure hunt, problem solving, dan permainan kompetitif yang tetap memperhatikan keamanan.
Jika peserta berasal dari berbagai divisi
Gunakan aktivitas yang mendorong peserta berinteraksi dengan rekan kerja di luar tim atau divisi sehari-hari. Sistem pembagian kelompok secara acak dapat menjadi salah satu pilihan.
Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Memilih Kegiatan Outdoor
Kegiatan outdoor memberikan banyak pilihan, tetapi juga membutuhkan persiapan teknis. Panitia perlu memperhatikan kondisi venue dan faktor keselamatan sebelum kegiatan dilaksanakan.
Pastikan area sesuai dengan aktivitas yang direncanakan.
Siapkan alternatif apabila aktivitas outdoor terganggu kondisi cuaca.
Aktivitas harus mempertimbangkan kondisi peserta dan prosedur keselamatan.
Pastikan jumlah fasilitator sesuai dengan jumlah kelompok dan kompleksitas aktivitas.
Semua perlengkapan aktivitas perlu diperiksa sebelum digunakan.
Siapkan aktivitas indoor atau alternatif lain apabila kondisi tidak memungkinkan.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Memilih Kegiatan Gathering
Memilih kegiatan hanya karena sedang populer
Aktivitas yang sedang populer belum tentu sesuai dengan karakter peserta. Pilih berdasarkan tujuan dan kondisi perusahaan, bukan hanya tren.
Terlalu banyak aktivitas dalam satu hari
Rundown yang terlalu padat dapat membuat peserta kelelahan. Gathering sebaiknya memiliki ritme yang seimbang antara aktivitas, istirahat, konsumsi, perpindahan, dan waktu bebas.
Tidak memperhatikan peserta yang kurang nyaman dengan aktivitas fisik
Tidak semua orang memiliki tingkat kebugaran yang sama. Karena itu, perusahaan sebaiknya menyediakan variasi kegiatan yang memungkinkan seluruh peserta tetap berpartisipasi.
Tidak menghubungkan kegiatan dengan tujuan acara
Jika tujuan gathering adalah memperkuat teamwork, pilih kegiatan yang benar-benar membutuhkan kolaborasi. Jangan sampai sebagian besar waktu hanya diisi aktivitas individual.
Tidak menyiapkan plan B
Untuk gathering outdoor, perubahan cuaca dapat memengaruhi kegiatan. Panitia sebaiknya menyiapkan alternatif agar acara tetap berjalan.
Contoh Susunan Kegiatan Gathering Perusahaan 1 Hari
Berikut contoh struktur kegiatan yang dapat dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan.
| Waktu | Kegiatan | Tujuan |
|---|---|---|
| 08.00–09.00 | Kedatangan & Registrasi | Persiapan peserta |
| 09.00–09.30 | Opening & Briefing | Menjelaskan konsep dan aturan kegiatan |
| 09.30–10.00 | Ice Breaking | Mencairkan suasana |
| 10.00–11.30 | Team Challenge | Kolaborasi dan komunikasi |
| 11.30–12.30 | Istirahat & Makan | Recovery peserta |
| 12.30–14.00 | Group Challenge | Problem solving dan strategi |
| 14.00–14.30 | Reflection | Mengolah pengalaman kegiatan |
| 14.30–15.30 | Fun Activity / Entertainment | Refreshing dan engagement |
| 15.30–16.00 | Closing & Dokumentasi | Penutup dan dokumentasi acara |
Bagaimana Jika Perusahaan Ingin Gathering Sekaligus Team Building?
Gathering dan team building dapat digabungkan dalam satu program. Kuncinya adalah menentukan porsi kegiatan sesuai tujuan perusahaan.
Misalnya, acara dapat dimulai dengan aktivitas ringan untuk membangun suasana, dilanjutkan dengan team challenge, kemudian ditutup dengan entertainment atau aktivitas rekreatif.
Jika perusahaan membutuhkan tim yang membantu menyusun konsep dan pelaksanaan kegiatan, layanan jasa outbound jakarta dapat digunakan untuk membantu menyiapkan aktivitas outdoor, team challenge, fun games, dan kebutuhan program lainnya.
Kapan Perusahaan Membutuhkan Event Organizer untuk Gathering?
Event organizer dapat membantu ketika jumlah peserta besar, konsep acara kompleks, terdapat banyak aktivitas, atau panitia internal ingin fokus pada kebutuhan perusahaan tanpa menangani seluruh teknis acara sendiri.
Tim event organizer dapat membantu mulai dari penyusunan konsep, rundown, pemilihan aktivitas, koordinasi venue, fasilitator, perlengkapan, dokumentasi, hingga pelaksanaan di lokasi.
Untuk perusahaan yang membutuhkan konsep team building secara lebih terstruktur, Anda juga dapat mempertimbangkan EO team building jakarta agar aktivitas dapat disesuaikan dengan tujuan dan karakter peserta.
Checklist Sebelum Menentukan Kegiatan Gathering
FAQ Cara Memilih Kegiatan untuk Gathering Perusahaan
Bagaimana cara memilih kegiatan untuk gathering perusahaan?
Tentukan tujuan acara terlebih dahulu, kemudian sesuaikan kegiatan dengan karakter peserta, jumlah orang, lokasi, durasi, tingkat aktivitas, anggaran, dan kebutuhan teknis.
Apa saja kegiatan yang cocok untuk gathering perusahaan?
Beberapa pilihan antara lain fun games, team building, outbound, treasure hunt, communication games, problem solving challenge, experiential learning, capacity building, dan entertainment.
Apakah gathering perusahaan harus menggunakan kegiatan outdoor?
Tidak. Gathering dapat dilakukan indoor, outdoor, maupun kombinasi. Pemilihannya bergantung pada tujuan acara, lokasi, jumlah peserta, kondisi cuaca, dan konsep yang ingin dibuat.
Bagaimana memilih kegiatan gathering untuk peserta dalam jumlah besar?
Perhatikan pembagian kelompok, jumlah fasilitator, sistem rotasi, luas venue, waktu perpindahan, kebutuhan perlengkapan, serta alur komunikasi selama kegiatan.
Apa kegiatan gathering yang cocok untuk meningkatkan teamwork?
Team challenge, collaborative games, problem solving challenge, treasure hunt, dan aktivitas experiential learning dapat dirancang untuk memberikan pengalaman kolaborasi kepada peserta.
Apakah kegiatan gathering bisa dibuat custom?
Bisa. Konsep dapat disesuaikan dengan tujuan perusahaan, jumlah peserta, karakter karyawan, lokasi, durasi, anggaran, dan kompetensi yang ingin dikembangkan.
Apakah event organizer bisa membantu memilih kegiatan gathering?
Bisa. Event organizer dapat membantu menganalisis kebutuhan acara, menyusun konsep, memilih aktivitas, membuat rundown, menyiapkan perlengkapan, serta menjalankan kegiatan di lokasi.
Bingung Menentukan Kegiatan Gathering Perusahaan?
Tidak perlu memilih kegiatan secara asal. Ceritakan jumlah peserta, tujuan acara, lokasi, dan konsep gathering yang Anda inginkan kepada tim Indocharacter.
Tim dapat membantu menyiapkan konsep gathering, outbound, team building, fun games, experiential learning, hingga aktivitas perusahaan yang disesuaikan dengan kebutuhan peserta.
Konsultasi Gathering Sekarang
